Поиск работы и персонала HAYS
Павелецкая площадь, д. 2 стр.2 Москва Россия 115054
Phone: +7(495)2282208

Аутсорсинг как инструмент бизнеса: 6 вредных мифов

Аутсорсинг как инструмент бизнеса: 6 вредных мифов

Еще в 30-ые годы прошлого века Генри Форд говорил: «Если есть что-то, чего мы не умеем делать лучше и дешевле, чем наши конкуренты, то нет смысла делать это вообще». Великий бизнесмен имел в виду аутсорсинг – передачу непрофильных функций компании вовне на основании соответствующих договорных обязательств. Плановая экономика такую стратегию тоже не отвергала: промышленный аутсорсинг был нормальным явлением в СССР, где отдельные детали и узлы агрегатов для оборонных и космических комплексов производило не головное предприятие, а разбросанные по всей стране «смежники».

 

Сегодня подрядчикам можно отдать практически любую функцию: от клининга или курьерской службы до сложных бизнес-процессов или ИТ-задач. Увеличение спроса на аутсорсинг стало характерной приметой коронакризиса. Олег Ткаченко, директор направления Hays Talent Solutions, отмечает, что «во время пандемии компаниям стало невыгодно держать большой штат, поскольку ситуация на рынке очень нестабильна. И проектные сотрудники становятся новым решением. Причем все чаще эту функцию компании передают на аутсорсинг».

Тем не менее, до сих пор существует несколько устойчивых мифов, мешающих выбрать правильный подход к такому бизнес-инструменту, как аутсорсинг.

 

  1. Аутсорсинг – стратегия крупных компаний

     

На первый взгляд кажется, что так и есть. Достаточно еще раз вспомнить родоначальника промышленного аутсорсинга Генри Форда. По сей день компания Ford самостоятельно производит только 30% комплектующих. Еще один крупный игрок, сделавший ставку на аутсорсинг, –компания IKEA, у которой практически нет собственных фабрик.Это позволяет ей направлять все ресурсы на развитие розничного бизнеса.

Работа с подрядчиками действительно дает крупным предприятиям возможность стандартизировать процессы и снизить расходы за счет масштаба. Однако это не значит, что малому бизнесу такая стратегия не по карману или просто не нужна. Небольшие, особенно молодые компании довольно часто прибегают к аутсорсингу. Такая стратегия позволяет им воспользоваться опытом и знаниями первоклассных специалистов, не нанимая их в штат.

На начальном этапе не у всех есть средства, чтобы нанять высококвалифицированного бухгалтера или системного администратора на полный день. Более того, это не всегда нужно, ведь загруженность такого специалиста может не оправдать затраты.

 

  1. Основная задача аутсорсинга – экономия

     

Когда бизнес передает те или иные функций провайдеру, его главная цель – оптимизировать процессы. Прямая экономия на затратах нередко оказывается «побочным эффектом», но так происходитне всегда. Прежде чем принять решение,необходимо понять, как устроен аутсорсинг.

Компания-провайдер несет обязательные расходы, предписанные трудовым законодательством, в частности, платит налоги, зарплаты и страховые взносыза аутсорсинговых сотрудников, а также закладывает в финальную стоимость свою комиссию за управление проектом. Поэтому с точки зрения финансовых затрат экономия не гарантирована.

Однако, если задуматься о косвенных расходах, которые снимает с себя заказчик, картина будет выглядеть несколько иначе. Клиенту не нужно нанимать сотрудников для управления функциями, передаваемыми на аутсорс, раздувать штат на время проекта, а потом снова сокращать его, когда он закончится. Все это вкупе с оптимизацией бизнес-процессов действительно может привести к сокращению затрат компании.

 

  1. Аутсорсинг подходит лишь для «простых» процессов

     

Бизнес-процессы бывают разными, и аутсорсинг – тоже. В качестве примера можно привести сферу HR, где самый простой вариант –передача провайдеру административных функций. Сюда входит оформление трудовых книжек и внесение записей в них, создание карточек Т-2, подготовка информации для фондов, военкоматов. Если у организациинет большой кадровой службы, то такая стратегия будет полезной.

Другой вариант HR-аутсорсинга –вывод за рамки собственной компании такой функции, как организация тренингов. В этом случае провайдер берет на себя разные виды деятельности: привлечение преподавателей, поиск локаций, производство раздаточного материала – в соответствии с пожеланиями клиента.

И, наконец, третий формат – непосредственно рекрутмент. Но и здесь задачи могут разниться. Одно дело – подобрать определенное количество грузчиков, курьеров или машинистов. И совсем другое – наем целой команды, например полная комплектация при запуске завода, от операторов до директора.

Все эти задачи можно вывести на аутсорсинг, но каждая из них потребует разных затрат: как временных, так и трудовых. Для реализации сложных процессов провайдеру потребуется больше сотрудников, а значит такая услуга обойдется заказчику значительно дороже.

 

  1. Аутсорсинг – угроза конфиденциальности

     

Практически в каждой компании есть информация, к которой имеет доступ только ограниченный круг сотрудников. Выводя те или иные процессы на аутсорсинг, клиент значительно расширяет перечень осведомленных лиц. Возникает закономерный вопрос: как обезопасить себя от несанкционированного разглашения данных об определенных бизнес-процессах? Для этого существует соглашение о конфиденциальности, в котором описывается ответственность сторон в случае утечки данных. Грамотно составленный договор – гарантия надежности.

 

  1. Аутсорсинг не безопасен

     

Действительно, подводные камни существуют. Но есть базовые принципы, позволяющие их обойти.

В первую очередь, договоренности на берегу. Чем подробнее провайдер обрисует для клиента «дорожную карту» проекта, чем детальнее пропишет все особенности взаимодействия, тем меньше шансов у обеих сторон столкнуться с проблемами на этапе работы.

Также важно понимать, что есть процессы, которые не желательно выводить на аутсорсинг. Любое производство, где есть жесткие требования к технике безопасности, подразумевает высокую степень ответственности. Разделять ли ее с провайдером – на этот вопрос каждый клиент отвечает сам. Однако финансовый или репутационный ущерб, причиненный ошибкой аутсорсера, нельзя прописать ни в одном дополнительно соглашении. И потому некоторые системообразующие функции отдавать внешнему исполнителю не рекомендуется. 

Кроме того, необходимо гарантировать непрерывность предоставляемых бизнес-процессов, что также регулируется контрактом. Иногда организации привлекают двух провайдеров – основного и резервного, который участвует в деятельности компании, но в гораздо меньшей степени. При возникновении форс-мажора, резервный провайдер сможет подхватить задачи, которые не смог выполнить основной.

И наконец, фактор надежности. Аутсорсинг – это бизнес платежеспособных провайдеров. Система устроена таким образом, что, прежде чем получить оплату от клиента, поставщик услуг успевает понести различные расходы по проектному персоналу. И если у провайдера нет большого оборота и хорошей маржинальности, он может обанкротиться, если с одним из его крупных клиентов что-то случится. Проверять платежеспособность аутсорсера на этапе тендера – обязательно.

 

  1. Из-за аутсорсинга компания может потерять контроль над бизнес-процессами

     

«Дорожная карта» должна максимально прозрачно продемонстрировать клиенту, как будет развиваться проект. Чем подробнее заказчик расскажет о своих потребностях, тем меньше вероятность того, что компания окажется полностью зависимаот внешнего поставщика.

Например, компания отдает на аутсорсинг услугу по подбору персонала. В «дорожной карте» подобного проекта важно прописать:

  • — ответственность сторон (провайдер направляет Х кандидатов на каждую открытую вакансию, клиент – дает обратную связь в течении Y дней и т.д.);
  • — структуру взаимодействия (команда провайдера сначала самостоятельно отсматривает кандидатов, потом отправляет их внутреннему HR, затем — линейным менеджерам, координируя интервью с кандидатами в течение всего процесса. А вот предложение о работе готовит внутренний HR);
  • — точки контроля (например – ежемесячная отчетность, ежедневное заполнение внутренней базы клиента и т.д).

Подобная детализация позволит клиенту с одной стороны отдать на аутсорсинг рутинные для него задачи, не погружаясь в них ежедневно. А с другой – заказчик всегда будет в курсе ситуации и, если к работе провайдера появятся вопросы, сможет оперативно отреагировать.

Вообще, чем сложнее задача, передаваемая на аутсорсинг, тем подробнее ее стоит описать. В некоторых случаях, когда речь идет о комплексных проектах, «дорожная карта» может насчитывать до 600 страниц.

 

Резюмируя вышесказанное, необходимо подчеркнуть, что концепция взаимодействия клиента и провайдера в рамках аутсорсинга становится все комфортнее и интереснее для обеих сторон. Gодобное развитие невозможно без партнерских отношений между заказчиком и компанией-провайдером, без уважения интересов друг друга и внимания к деталям. Именно эти аспекты делают сотрудничество в аутсорсинговых проектах максимально эффективным и безопасным.

 

Материал подготовлен для РБК Pro.

Подписывайтесь на наш карьерный подкаст

О карьере и поиске работы теперь говорим в подкасте Hays "Карьерист". Наши гости - карьерные консультанты, рекрутеры и менеджеры, которые делятся рекомендациями и своим опытом.

Подпишитесь на наши рассылки, чтобы получать карьерные советы:



Есть вопрос о поиске работы или развитии карьеры? Задайте ниже, и мы постараемся ответить на них в блоге
Подписывайтесь на нас в социальных сетях
Top
Заказать звонок
+
Жду звонка!